Dans quels cas recourir à un service d'externalisation d'appels téléphoniques ?

La bonne gestion de la relation client améliore l'image de marque d'une entreprise. Désormais placés au centre de presque toutes les stratégies marketing, l'externalisation de service après-vente est très répandue chez les entreprises commerciales. La question est : dans quels cas est-il nécessaire de confier certaines tâches administratives à des services d'externalisation comme CallandCom ?

L'externalisation des appels téléphoniques : principe

Le domaine du SAV se développe sous plusieurs branches : réception des appels entrants et émission d’appels sortants, service d’accueil, prise de messages, réclamations, prospection téléphonique, prise de rdv, etc. Actuellement, les call-centers sont les plus qualifiés pour gérer toutes ces tâches administratives relatives au service client.

Du coup, en quoi consiste l’externalisation ? Pour faire simple, il s’agit de confier certaines activités à des centres d’appels comme CallandCom. Ce sont eux qui se chargeront de l’aspect administratif que ce soit pour le recrutement des agents, la supervision des campagnes, la paie, la formation, etc.

Mais avant d’y avoir recours, il est important de définir vos besoins. Cette étape est déterminante pour connaître le volume d’appels et les missions à confier aux téléconseillers. De préférence, externalisez les tâches les plus chronophages pour être le plus productif possible.

A quel moment avoir recours à un service d'externalisation ?

En général, les entreprises font appel à un centre d’appels téléphoniques à distance surtout pour des activités temporaires ou urgents.

Elles ont besoin d’un coup de pouce supplémentaire pour assurer toute ou partie des activités en back-office. C’est par exemple le cas au moment du lancement d’une campagne publicitaire. Afin d’évaluer la réussite du projet, il est important de récolter l’opinion du public à travers les mails ou par le biais des échanges téléphoniques. Et c’est justement à ce moment que vous aurez besoin d’externaliser votre service relation client.

En plus d’avoir le matériel adapté, un support technique est aussi nécessaire pour optimiser son service client. Sans parler de trouver de bons téléconseillers. Ces critères constituent une raison de plus pour faire appel à un prestataire externe.

Cependant, recourir à un centre de relation client ne doit pas être une stratégie temporaire. Pour garantir aux usagers un service de qualité, il faut que l’externalisation fasse partie de votre méthode marketing.

Externaliser la réception d'appels pour être plus performant

Pour assurer la satisfaction de vos clients, il est important de bien maîtriser le service clientèle. C’est le moyen le plus efficace pour les fidéliser.

Déléguer les tâches à des professionnels

Comme cité plus haut, les métiers de la relation client ne sont pas faits pour tout le monde. Ils impliquent l’intervention de professionnels en la matière. Une bonne gestion de la relation client est une arme redoutable pour battre la concurrence. C’est un point crucial que toutes entreprises devraient prendre en considération.

Dans ce cas, n’hésitez pas à confier votre service de permanence téléphonique à un spécialiste en GRC comme CallandCom. L’avantage, c’est qu’il propose des missions personnalisables adaptées à tous types de besoins. Vous recherchez des experts en SAV, vous y trouverez des téléconseillers polyvalents prêts à vous accompagner.

Pour améliorer votre SAV

L’amélioration du service après-vente permet de fidéliser les clients et d’assurer la venue de nouveaux prospects. En plus d’utiliser un logiciel CRM pour la gestion de la relation client, il est important d’instaurer un standard téléphonique joignable à tout moment.

Les clients pourront faire part de leur mécontentements, leur remarques, leur besoins, leur satisfactions, etc. Le télémarketing servira aussi à faire de la prospection ou des sondages téléphoniques. En définitive, faire appel à un service d’externalisation comme CallandCom, c’est assuré la sérénité de votre entreprise.

Une solution pour économiser du temps et de l’argent

Grâce à la gestion des appels téléphoniques, vous aurez du temps à consacrer à vos activités principales. Vous n’aurez plus à trop vous soucier de la gestion de la relation client et des ressources humaines. Bref, vous êtes déchargé de certaines tâches trop chronophages. Mais encore, vous n’aurez pas à recruter de nouveaux collaborateurs, chargés de la téléphonie.

Il en est de même si vous n’avez pas le local nécessaire pour placer votre service relation client. Vous serez obligé de dépenser en infrastructure, matériels de bureau, logiciels, entretien, et plus encore. Ainsi, se faire accompagner par CallandCom vous garantira la flexibilité de vos activités. Elle vous permet un gain de temps et d’argent.

Faites attention à quel service d'externalisation vous confiez la gestion de votre relation clients

Il est important de bien choisir le prestataire de services clientèle. Se faire aider par un centre de contacts de confiance évitera les fautes professionnelles ou les désaccords qui coûteront cher à votre entreprise. Au moment de la demande de devis, n’oubliez pas de détailler au maximum vos besoins. Puis, essayez de rédiger un cahier des charges après la signature du contrat.

Sur CallandCom, un réseau social a été mis en place. Il vous permettra d’échanger directement avec les téléconseillers. Vous avez également la possibilité de consulter vos statistiques. Comme vos données sont transparentes, il sera plus facile d’ajuster votre stratégie de télécommunications en cas de besoin. 

Un service d'externalisation est-il accessible aux PME ?

En tant que petites structures, il est encore plus difficile de se positionner sur le marché. Pour les entreprises de grandes envergures, il est tout à fait possible de créer et posséder leurs propres services clientèle. Toutefois, entre le coût du matériel et de la gestion de celui-ci, installer un centre de traitement des appels n’est pas toujours accessible à toutes les entreprises.

En optant pour l’externalisation du secrétariat téléphonique, les PME et les TPE pourront se consacrer entièrement sur leur stratégie de développement. Elles pourront se focaliser sur leur activité principale et atteindre leurs objectifs finals.  

Donc, faire appel à ce service convient à n’importe quelle structure. D’autant plus que la facturation est forfaitaire afin de ne pas dépasser votre budget. Cela permet également d’alléger les charges et les frais de gestion du personnel.

Au final, gérer les appels téléphoniques devient plus facile grâce à un call-center externalisé. En partie, puisque la permanence téléphonique est assurée par des téléconseillers expérimentés et formés pour ce type de métier. Concentrez-vous sur vos objectifs de développement, ils s’occupent du reste.